Suivez chaque réparation
de la prise en charge à la finalisation.
Attribuez des statuts, fixez des échéances et notifiez les clients automatiquement pendant que leur appareil traverse chaque phase de réparation, avec des suivis indépendants par mode de livraison.
Une vue d'établi qui colle à votre boutique.
Statuts, notes, échéances, automatisation. Tout ce qu'il faut pour tenir les clients informés et faire avancer l'établi, sans jongler avec des feuilles de calcul.
Suivis indépendants par mode de livraison
Chaque mode de livraison (en magasin, envoi postal, retrait et réparation sur site) possède son propre ensemble de statuts indépendant. Personnalisez les phases, l'ordre, les notifications et les modèles d'e-mail séparément pour chaque mode, pour que votre suivi corresponde à la façon dont chaque type de service fonctionne réellement.
Suivi visuel des échéances
Fixez une échéance pour chaque réparation et voyez d'un coup d'œil les indicateurs en couleur : bleu pour les dates futures, orange pour aujourd'hui (à venir), rouge pour aujourd'hui (en retard) ou les dates passées, et vert pour les réparations terminées. Repérez les retards instantanément, sans avoir à ouvrir chaque suivi.
Notes internes et externes
Ajoutez des notes internes que seule votre équipe voit, ou des notes externes envoyées au client comme notification. Les notes peuvent atteindre 5 000 caractères et s'attachent à l'ensemble de la réservation ou à une réparation précise dans une commande. Chaque note enregistre qui l'a ajoutée, quand, et la réparation associée.
Pipeline de statuts entièrement personnalisable
Démarrez avec des statuts par défaut comme Pickup Scheduled, Picked Up by Courier, In Diagnosis, Waiting for Parts, In Repair, Delayed / On Hold, Ready for Pickup, Ready for Return, Delivered, Completed et Canceled, puis ajoutez, retirez, réorganisez ou renommez à votre guise. Chaque statut a son propre interrupteur de notification, son objet d'e-mail, son modèle d'e-mail et son thème de couleur. Le statut Completed intégré ne peut pas être supprimé.
Création automatique des suivis
Définissez des règles pour que les suivis soient créés automatiquement quand un rendez-vous correspond à vos conditions. Déclenchez sur le statut du rendez-vous (Pending, Approved, Price on Request, Completed ou Canceled) combiné à un mode de livraison, et attribuez le statut initial du suivi. Les règles se déclenchent aussi sur les changements de statut manuels et en lot, sans création manuelle.
Piste d'audit pour chaque action
Chaque création de suivi, mise à jour de statut et notification envoyée est consignée dans le journal d'activité du suivi avec un horodatage et l'utilisateur qui a effectué l'action. Utilisez-le comme piste d'audit interne pour voir précisément ce qui s'est passé, quand, et par qui, sans configuration supplémentaire.
Quatre étapes de la prise en charge à la remise.
Configurez une fois, puis chaque réservation traverse vos statuts avec les bons e-mails déclenchés au bon moment.
Configurez vos statuts
Allez dans Settings, Repairs Workflow pour gérer les statuts par mode de livraison. Réorganisez-les avec les flèches, personnalisez les interrupteurs de notification et les objets et modèles d'e-mail par statut, et choisissez un thème de couleur pour l'identification visuelle. Utilisez Load Default Statuses pour réinitialiser un mode de livraison aux valeurs par défaut.
Créez un suivi de réparation
Allez dans RepairPlugin, Repairs Workflow et cliquez sur Add New. Sélectionnez un rendez-vous existant ou créez une nouvelle commande, fixez une échéance, choisissez un statut initial et la préférence de notification du client (l'e-mail est actuellement le canal actif ; SMS et appel téléphonique apparaissent au menu mais ne sont pas encore implémentés). Cliquez sur Add Selected pour enregistrer sans notifier, ou sur Add & Notify pour enregistrer et envoyer une notification au client.
Suivez et mettez à jour les réparations
Cliquez sur une réparation pour ouvrir sa vue de gestion. Changez le statut, mettez à jour l'échéance ou la préférence de notification, et ajoutez des notes internes ou externes. Si les notifications sont activées pour le nouveau statut, le client reçoit une mise à jour automatique par e-mail. Les notes externes déclenchent aussi une notification client.
Automatisez avec des règles et clôturez
Mettez en place des règles de création automatique pour que les suivis se génèrent dès qu'une réservation correspond à vos conditions, sans clic manuel. Quand toutes les réparations sont terminées, cliquez sur Mark As Completed pour clôturer le suivi. Réouvrez-le plus tard avec Mark As Incomplete si un client revient avec un problème.
Inclus à partir de Growth.
Repairs Workflow fait partie des forfaits Growth et Scale. Les clients Essentials peuvent passer au forfait supérieur en un clic, sans migration ni perte de données.
Non inclus
Repairs Workflow inclus
Workflow + personnalisation par site
Questions fréquentes.
Puis-je remettre une réparation à un statut antérieur ?
Oui. Aucune restriction sur les transitions de statut. Vous pouvez déplacer une réparation de n'importe quel statut vers n'importe quel autre, par exemple de Ready for Pickup à In Repair si quelque chose doit être refait.
Quand le client reçoit-il une notification ?
Les clients reçoivent une notification dans trois situations : à la création d'un suivi, lors d'un changement de statut dont l'option notify customer est activée, et à l'ajout d'une note externe. Les notes internes ne déclenchent pas de notifications.
Quelle est la différence entre les notes internes et externes ?
Les notes internes ne sont visibles que pour vous et votre équipe dans l'interface d'administration. Les notes externes sont aussi envoyées au client comme notification, selon sa préférence de notification. Les deux types peuvent atteindre 5 000 caractères.
Quelles offres incluent Repairs Workflow ?
Repairs Workflow est inclus dans les forfaits Growth et Scale. Il s'active automatiquement quand un forfait Growth ou Scale valide est détectée. Si votre forfait ne l'inclut pas, une page d'activation de licence apparaît à la place de l'interface du suivi.
Puis-je utiliser des statuts différents pour différents modes de livraison ?
Oui. Chacun des quatre modes de livraison (en magasin, envoi postal, retrait, réparation sur site) possède sa propre liste de statuts indépendante. Vous pouvez personnaliser chaque liste séparément.
Les notifications par SMS et appel téléphonique fonctionnent-elles ?
Non. Seul l'e-mail est fonctionnel actuellement. Le SMS et l'appel téléphonique apparaissent dans le menu de préférence de notification mais ne sont pas encore implémentés ; ils sont prévus pour une version future.
Les suivis peuvent-ils être créés automatiquement ?
Oui. Configurez des règles de création automatique dans Settings, Repairs Workflow. Quand le statut et le mode de livraison d'un rendez-vous correspondent à une règle, RepairPlugin crée automatiquement un suivi avec le statut initial configuré. Cela fonctionne pour les nouveaux rendez-vous, les changements de statut manuels et les changements de statut en lot.
Puis-je personnaliser les e-mails de notification ?
Oui. Chaque statut possède son propre objet et modèle d'e-mail, et les deux champs prennent en charge des variables dynamiques, dont les coordonnées du client ($CustomerName$, $CustomerEmail$, $CustomerPhone$), les données de rendez-vous ($AppointmentDate$, $Brand$, $Model$, $Color$) et les champs financiers ($TotalPrice$, $CouponCode$). Les modèles prennent aussi en charge les traductions via l'icône globe.
Lire le guide complet.
Configuration des statuts, couleurs des échéances, notes internes et externes, règles de création automatique, et référence complète du journal d'activité, directement depuis le centre d'aide.
- Gestion des statutsCréation, modification, réorganisation et suppression des statuts par mode de livraison.
- Échéances et journal d'activitéIndicateurs en couleur, suivi de la finalisation et piste d'audit du suivi.
- Notes internes et externesAjoutez des notes pour l'équipe ou pour le client, avec notifications, jusqu'à 5 000 caractères.
- Règles de création automatiqueDéclenchez les suivis automatiquement selon le statut du rendez-vous et le mode de livraison.
À combiner avec ces fonctionnalités.
Création automatique de suivi
Évitez le clic manuel, déclenchez les suivis sur n'importe quelle combinaison statut + mode de livraison.
En savoir plusTableau de bord des rendez-vous
La source unique de vérité pour chaque réservation, à laquelle les suivis se rattachent.
En savoir plusModèles d'e-mail
Modifiez les e-mails par statut avec des variables dynamiques et des traductions.
En savoir plusTransformez vos visiteurs en clients.
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Installation rapide. En ligne sur votre site WordPress en quelques minutes.