Verfolgen Sie jede Reparatur
von der Annahme bis zur Übergabe.
Vergeben Sie Status, setzen Sie Fälligkeiten und benachrichtigen Sie Kunden automatisch, während ihr Gerät jede Reparaturphase durchläuft, mit unabhängigen Workflows pro Servicemethode.
Eine Werkstattübersicht, die zu Ihrem Betrieb passt.
Status, Notizen, Fälligkeiten, Automatisierung. Alles, was Sie brauchen, um Kunden zu informieren und die Werkbank am Laufen zu halten, ohne mit Tabellen zu jonglieren.
Eigener Workflow pro Servicemethode
Jede Servicemethode (Im Laden, Versand, Abholung und Vor-Ort-Reparatur) hat ihre eigene unabhängige Status-Reihe. Passen Sie Phasen, Reihenfolge, Benachrichtigungen und E-Mail-Vorlagen pro Servicemethode separat an, damit Ihr Workflow zu jedem Service-Typ passt.
Visuelle Fälligkeits-Kontrolle
Setzen Sie für jede Reparatur eine Fälligkeit und sehen Sie auf einen Blick farbcodierte Indikatoren: blau für künftige Daten, orange für heute (steht an), rot für heute (überfällig) oder vergangen, grün für abgeschlossen. Erkennen Sie überfällige Reparaturen sofort, ohne jeden Workflow zu öffnen.
Interne und externe Notizen
Fügen Sie interne Notizen hinzu, die nur Ihr Team sieht, oder externe Notizen, die als Benachrichtigung an den Kunden gehen. Notizen können bis zu 5.000 Zeichen lang sein und an die gesamte Buchung oder eine bestimmte Reparatur in einer Bestellung angehängt werden. Jede Notiz speichert, wer sie wann hinzugefügt hat und auf welche Reparatur sie sich bezieht.
Vollständig anpassbare Status-Pipeline
Starten Sie mit Standardstatus wie Pickup Scheduled, Picked Up by Courier, In Diagnosis, Waiting for Parts, In Repair, Delayed / On Hold, Ready for Pickup, Ready for Return, Delivered, Completed und Canceled, dann frei hinzufügen, entfernen, sortieren oder umbenennen. Jeder Status hat einen eigenen Benachrichtigungsschalter, E-Mail-Betreff, E-Mail-Vorlage und Farbthema. Der eingebaute Completed-Status kann nicht gelöscht werden.
Workflows bei der Buchung automatisch anlegen
Definieren Sie Regeln, sodass Workflows automatisch angelegt werden, sobald ein Termin Ihren Bedingungen entspricht. Auslöser sind Terminstatus (Pending, Approved, Price on Request, Completed oder Canceled) kombiniert mit einer Servicemethode, plus Vergabe des Anfangsstatus. Regeln greifen auch bei manuellen und Massen-Statusänderungen, ohne manuelle Workflow-Erstellung.
Audit-Trail für jede Aktion
Jede Workflow-Erstellung, Statusänderung und versendete Benachrichtigung wird im Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel und ausführender Person erfasst. Nutzen Sie es als interne Audit-Trail, um genau zu sehen, was wann von wem passiert ist, ohne zusätzliche Einrichtung.
Vier Schritte von der Annahme bis zur Übergabe.
Einmal eingerichtet, fließt jede Buchung mit den richtigen E-Mails zur richtigen Zeit durch Ihre Status.
Status konfigurieren
Gehen Sie zu Settings, Repairs Workflow, um Status pro Servicemethode zu verwalten. Sortieren Sie sie mit den Pfeilen, passen Sie Benachrichtigungsschalter, E-Mail-Betreffe und -Vorlagen pro Status an, und wählen Sie ein Farbthema für visuelle Kennzeichnung. Mit Load Default Statuses setzen Sie eine Servicemethode auf die Standardwerte zurück.
Reparatur-Workflow anlegen
Gehen Sie zu RepairPlugin, Repairs Workflow und klicken Sie auf Add New. Wählen Sie einen bestehenden Termin oder erstellen Sie eine neue Bestellung, setzen Sie eine Fälligkeit, wählen Sie einen Anfangsstatus und legen Sie die Benachrichtigungspräferenz des Kunden fest (E-Mail ist aktuell aktiv; SMS und Telefon stehen im Menü, sind aber noch nicht implementiert). Klick auf Add Selected speichert ohne Benachrichtigung, Add & Notify speichert und sendet eine Benachrichtigung.
Reparaturen verfolgen und aktualisieren
Klicken Sie auf eine Reparatur, um die Verwaltungsansicht zu öffnen. Ändern Sie den Status, aktualisieren Sie Fälligkeit oder Benachrichtigungspräferenz und fügen Sie interne oder externe Notizen hinzu. Sind Benachrichtigungen für den neuen Status aktiv, erhält der Kunde automatisch eine E-Mail-Aktualisierung. Externe Notizen lösen ebenfalls eine Kundenbenachrichtigung aus.
Mit Regeln automatisieren und abschließen
Richten Sie Auto-Erstellungs-Regeln ein, sodass Workflows angelegt werden, sobald eine Buchung Ihren Bedingungen entspricht, ohne manuellen Klick. Wenn alle Reparaturen fertig sind, klicken Sie auf Mark As Completed, um den Workflow abzuschließen. Mit Mark As Incomplete öffnen Sie ihn später wieder, falls ein Kunde mit einem Problem zurückkommt.
Ab Growth verfügbar.
Repairs Workflow ist Bestandteil der Growth- und Scale-Tarife. Essentials-Kunden upgraden mit einem Klick, ohne Migration, ohne Datenverlust.
Nicht enthalten
Repairs Workflow enthalten
Workflow + Anpassungen pro Standort
Häufige Fragen.
Kann ich den Status einer Reparatur auf eine frühere Phase zurücksetzen?
Ja. Es gibt keine Einschränkungen bei Statuswechseln. Sie können eine Reparatur von jedem Status auf jeden anderen verschieben, zum Beispiel von Ready for Pickup zurück auf In Repair, falls etwas nachgearbeitet werden muss.
Wann erhält der Kunde eine Benachrichtigung?
Kunden erhalten in drei Fällen eine Benachrichtigung: beim ersten Anlegen eines Workflows, beim Statuswechsel mit aktivierter notify-customer-Option und bei einer externen Notiz. Interne Notizen lösen keine Benachrichtigungen aus.
Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Notizen?
Interne Notizen sind nur für Sie und Ihr Team im Admin-Bereich sichtbar. Externe Notizen werden zusätzlich als Benachrichtigung an den Kunden geschickt, je nach Benachrichtigungspräferenz. Beide Arten dürfen bis zu 5.000 Zeichen lang sein.
In welchen Tarifen ist Repairs Workflow enthalten?
Repairs Workflow ist in den Growth- und Scale-Tarifen enthalten. Es wird automatisch aktiviert, sobald ein gültiger Growth- oder Scale-Tarif erkannt wird. Ist es in Ihrem Tarif nicht enthalten, erscheint statt der Workflow-Oberfläche eine Lizenz-Aktivierungsseite.
Kann ich für verschiedene Servicemethoden unterschiedliche Status verwenden?
Ja. Jede der vier Servicemethoden (Im Laden, Versand, Abholung, Vor-Ort-Reparatur) hat eine eigene unabhängige Statusliste. Sie können jede Liste vollständig separat anpassen.
Funktionieren SMS- und Telefon-Benachrichtigungen?
Nein. Aktuell ist nur E-Mail aktiv. SMS und Telefon stehen im Benachrichtigungs-Präferenz-Menü, sind aber noch nicht implementiert, sie sind für ein zukünftiges Release geplant.
Können Workflows automatisch angelegt werden?
Ja. Richten Sie Auto-Erstellungs-Regeln unter Settings, Repairs Workflow ein. Wenn Status und Servicemethode eines Termins eine Regel treffen, legt RepairPlugin automatisch einen Workflow mit dem konfigurierten Anfangsstatus an. Das funktioniert für neue Termine, manuelle und Massen-Statusänderungen.
Kann ich die Benachrichtigungs-E-Mails personalisieren?
Ja. Jeder Status hat einen eigenen E-Mail-Betreff und eine eigene Vorlage, beide unterstützen dynamische Variablen, darunter Kundendaten ($CustomerName$, $CustomerEmail$, $CustomerPhone$), Termindaten ($AppointmentDate$, $Brand$, $Model$, $Color$) und Preis-Felder ($TotalPrice$, $CouponCode$). Vorlagen unterstützen außerdem Übersetzungen über das Globus-Symbol.
Den vollständigen Leitfaden lesen.
Status-Konfiguration, Fälligkeits-Farben, interne und externe Notizen, Auto-Erstellungs-Regeln und die vollständige Aktivitätsprotokoll-Referenz, direkt aus dem Help Center.
- StatusverwaltungStatus pro Servicemethode anlegen, bearbeiten, sortieren und löschen.
- Fälligkeiten und AktivitätsprotokollFarbcodierte Indikatoren, Abschluss-Tracking und der Audit-Trail.
- Interne und externe NotizenNotizen für Team oder Kunde hinzufügen, mit Benachrichtigungen, bis zu 5.000 Zeichen.
- Auto-Erstellungs-RegelnWorkflows automatisch auf Basis von Terminstatus und Servicemethode auslösen.
Kombinieren Sie sie mit diesen Funktionen.
Automatische Workflow-Erstellung
Sparen Sie sich den manuellen Klick, lösen Sie Workflows aus jeder Kombination von Terminstatus und Servicemethode aus.
Mehr erfahrenTermin-Dashboard
Die zentrale Quelle der Wahrheit für jede Buchung, an die sich Workflows anhängen.
Mehr erfahrenE-Mail-Vorlagen
Bearbeiten Sie die E-Mails pro Status mit dynamischen Variablen und Übersetzungen.
Mehr erfahrenAus Besuchern werden Kunden.
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